Effektiv Mahnen - so geht's

Zahlungserinnerungen wirksam gestalten

 Als Unternehmer möchten Sie eine enge und vertrauensvolle Geschäftsbeziehung mit Ihren Kunden haben - besonders im B2B. Diese kann allerdings gestört werden, wenn ein Kunde plötzlich nicht pünktlich, oder sogar gar nicht zahlt.

Um dieser Situation vorzubeugen, empfehlen wir Ihnen rechtzeitig Erinnerungen an Ihre Kunden zu schicken. 

Drei Zahlungserinnerungen

Rechtlich betrachtet, muss nur eine Mahnung geschrieben werden - in der Praxis werden aber meist bis zu drei Mahnungen versandt. 

Erste Mahnung: Positive Einstellung und Förderung des Dialogs. Vermeiden Sie bestimmte Begriffe, wie z.B. "müssen", "Problem" oder "Beschwerde".

Zweite Mahnung: Entschlossen, aber höflich. Stellen Sie in den Vordergrund, dass es sich um eine ernsthafte, dringende Angelegenheit handelt.

Dritte Mahnung: Letzte Mahnung mit einem starken Ton und einer deutlichen Sprache. Beachten Sie hierbei die allgemeinen Geschäftsbedingungen. In dieser Mahnung sollten Sie zudem Entschädigung und Zinsen thematisieren.

10 Tipps, die Ihnen beim Mahnen helfen:

1. Wichtige Bestandteile jeder Mahnung

• Datum und Grund für die Erinnerung: der Kunde hat Ihre Rechnung nicht beglichen
• Nummern von Rechnungen und Lieferscheinen
• Rechnungsbeträge sowie ursprüngliche und neue Fälligkeitsdaten
• Aufforderung zum Handeln und Hinweise zu möglichen Konsequenzen, falls keine Zahlung eingeht

2. Der Ton macht die Musik

Auch, wenn es Ihnen schwerfällt, denken Sie daran, dass ein positiver und sachlicher Ton oft mehr und vor allem schnellere Ergebnisse erzielt. 

Setzen Sie trotz des akuten Problems die gute Geschäftsbeziehung in den Fokus. Ihr Ziel sollte es sein, nach erfolgter Zahlung das Geschäft weiterzuführen. Auch aus psychologischer Sicht ist diese Herangehensweise zu empfehlen.

Don't: "Wenn Sie jetzt nicht zahlen, erwarten Sie rechtliche Schritte."

Do: "Sobald wir einen Zahlungseingang verzeichnen, können wir Ihnen unsere Waren/Dienstleistungen wieder zur Verfügung stellen."

3. Konkrete Formulierungen

Bieten Sie Ihrem Kunden keinen Raum zur Interpretation. Nennen Sie ein konkretes Datum und vermeiden Sie ausdrücke, wie z.B. "dringend" oder "zeitnah". 

4. Persönliche Ansprache

Wenden Sie sich direkt an die Person, die Sie ansprechen möchten. Vermeiden Sie allgemeine, unpersönliche Formulierungen.

Don't: "Ich warte auf die Begleichung der Rechnung "XY"."

Do: "Sie haben die ausstehende Rechnung "XY" von dem TT.MM.JJJJ (Datum) nicht fristgerecht beglichen. Wir bitten Sie, die Zahlung der Rechnung "XY" bis zum TT.MM.JJJJ (Datum) vorzunehmen."

5. Vollständiges Bild

Damit Sie Missverständnisse vorbeugen, sorgen Sie dafür, dass Ihre Erinnerung alle relevanten Informationen enthält und konkret nennt, um welche Rechnung es sich handelt. So hat auch der Kunde einen guten Überblick und kann eventuell sogar direkt bezahlen.

6. Nicht die Nummer der Mahnung nennen

Wir möchten Ihren Kunden, genauso wenig wie Sie, etwas unterstellen, allerdings kennt ein nachlässiger Zahler seine Grenzen genau und reizt diese gerne auch aus. Sie vermeiden also durch das Nichtnennen der Mahnungsnummer, dass Ihnen der Kunde auf der Nase rumtanzt und ein Spiel mit Ihnen spielt.

7. Dokumentieren Sie jeden Kontakt mit Ihrem Schuldner

Sie können auch telefonisch mahnen, aber aus Beweisgründen sollte eine Zahlungserinnerung stets schriftlich erfolgen. 5 Tipps zum Mahnen per Telefon finden Sie hier.

8. Kreativität

Haben Sie es mit einem grundsätzlich nachlässigem Zahler zu tun, so wird Ihrem Standardschreiben sehr wahrscheinlich keine große Beachtung geschenkt. Trauen Sie sich deshalb kreativ zu sein und sich somit von der Masse abzuheben.

Versuchen Sie verschiedene Möglichkeiten. Die Wirksamkeit wird Ihnen dann zeigen, welche die Beste Lösung ist.

9. Sanktionen

Hierbei ist es wichtig, dass Sie keine leeren Drohungen aussprechen, sondern nur Sanktionen thematisieren, die Sie dann im Fall der Fälle auch konkret umsetzen werden.

Nennen Sie in diesem Zusammenhang auch noch einmal die einzuhaltende Frist.

10. Wenn nichts mehr hilft

Erhalten Sie trotz mehrfacher Mahnung keine Antwort, so sollten Sie sich in diesem Fall an ein Inkassounternehmen oder den Anwalt Ihres Vertrauens wenden. Ihr Kunde gerät durch die Mahnung in Zahlungsverzug und muss für Sie entstehende Inkassokosten übernehmen.

Weitere Informationen zum Inkassoservice von Atradius, zur außergerichtlichen sowie zur gerichtlichen Beitreibung offener Forderungen finden Sie hier.